Diplomado en gestión documental y Transformación - Grupo 1
Justificación.
La memoria institucional de nuestra ciudad y del país se encuentra contenida en cada uno de los archivos que documentan las actuaciones, en cumplimiento de la misionalidad de cada una de las entidades y organismos conforman la administración pública. El avance de la tecnología dispone las condiciones para que la gestión liderada por los equipos de gestión documental a cargo de dichas áreas asuma los retos de permitir a sus usuarios la posibilidad de disponer la información contenida en los archivos a través de la web. Esto significa migrar del mundo físico a la digital, no simplemente desde la premisa básica de disminuir la producción física de documentos, sino desde la innovación, la normalización y la planeación de proyectos de transformación digital que deben abordarse de manera inmediata para cumplir dicho propósito.
De acuerdo con la Ley estatutaria 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, en su Art 15. Establece: “Dentro de los 6 meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización consulta y conservación de los documentos públicos. Este programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia”.
En este sentido, la gestión documental hoy por hoy está enfocada a facilitar por cualquier medio el acceso de los ciudadanos a la información, de una manera controlada, estructurada y procesada, que en esencia sea de fácil acceso y consulta al usuario final, la comunidad, partiendo de que la información conservada y preservada será la garantía de las futuras generaciones, lo cual permitirá conocer y hablar de la memoria institucional.
Dentro de la planeación estratégica, La Gestión Documental es un actor transversal a todas las áreas administrativas y miembros de una institución, lo que hace necesario que los propósitos, objetivos y mecanismos que orientan el rumbo a seguir para toda la organización sean definidos por la alta dirección, en este sentido, el Decreto 1499 de 2017 establece el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, entre otros, señalando en el capítulo 2 “POLÍTICAS DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO INSTITUCIONAL Art. 2.2.22.2.1 Políticas de Gestión y Desempeño Institucional “Las políticas de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998, formuladas por el Departamento Administrativo de Función Pública y los demás líderes, se denominarán políticas de Gestión y Desempeño Institucional y comprenderán, entre otras, las siguientes:
1.Planeación Institucional 2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 3. Talento humano 4. Integridad 5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la Corrupción 6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos 7. Servicio al ciudadano 8. Participación ciudadana en la gestión pública 9. Racionalización de trámites 10. Gestión documental 11. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea 12. Seguridad Digital 13. Defensa jurídica 14. Gestión del conocimiento y la innovación 15. Control interno 16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional.”
En cumplimiento de La Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”, se ha manifestado la voluntad del estado en implementar las herramientas necesarias con el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos (art. 21), siempre con el objetivo de garantizar la conservación y preservación del patrimonio documental de la nación, indispensable conocer y establecer la aplicación de técnicas en los procesos documentales enfocados en la conservación de la memoria histórica, que en ultimas es el testimonio y memoria de los hechos y actuaciones administrativas en las organizaciones sin perder la esencia fundamental del acceso oportuno a la información registrada en los diferentes soportes.
De aquí la necesidad de concientizar a los altos directivos y al personal operativo en la relevancia de la planeación estratégica y la organización de información para el desarrollo de la gestión documental, Como resultado del desarrollo de las actividades de cada uno de los miembros de la entidad, que al final de cuentas se traduce en la elaboración, trámite o custodia de un soporte documental